راهنمای خرید فکس

هنگام خرید هرکدام از انواع تجهیزات ارتباط تجاری لازم است تا در مورد قابلیت های انواع آن ها اطلاعات کافی را داشته باشید. قبل از اینکه به بررسی انواع قابلیت هایی که یک دستگاه فکس ارائه می دهد بپردازیم باید در مورد نوع کاربری دستگاه فکس بیشتر بدانید. یکی از راه هایی که برای انتخاب و خرید فکس مورد استفاده قرار می گیرد مطالعه راهنمای خرید فکس است. در این مقاله تمام قابلیت های دستگاه های فکس مورد بررسی قرار می گیرد.

دستگاه فکس چیست؟

فکس یکی از تجهیزات ارتباطی است که کاربران می توانند از طریق خطوط تلفن اطلاعات یا اسناد را ارسال و دریافت کند. اطلاعاتی که توسط این دستگاه منتقل می شود بر روی کاغذ قرار دارد که دستگاه از طریق خطوط مخابراتی به دستگاه فکس مقصد متصل می شود. شیوه کار این دستگاه به گونه ای است که پس از اسکن از کاغذ تمام اطلاعات را بر روی خطوط مخابراتی به دستگاه مقصد منتقل می کند و دستگاه مقصد اطلاعات دریافت شده را پرینت می گیرد. در میان تمام دستگاه های فکس ، برخی از آن ها شامل گوشی تلفن هستند تا کاربران بتوانند از این طریق ارتباط تلفنی برقرار کنند.

همچنین بخوانید: نحوه خرید بهترین مودم همراه

ضرورت خرید دستگاه فکس

در تمام مکان های اداری اعم از دفاتر کوچک و سازمان های بزرگ و همینطور مکان های تجاری مانند فروشگاه ها دستگاه فکس دیده می شود. با وجود رشد و پیشرفت تکنولوژی اما همچنان دستگاه های فکس به عنوان یکی از ضروری ترین ماشین‌های اداری برای انتقال اطلاعات و اسناد استفاده می شود. به دلیل اهمیت دستگاه فکس مقاله ای برای راهنمای انتخاب دستگاه فکس تولید شده است تا کاربران بتوانند دستگاه فکس متناسب با سطح نیاز خود خریداری کنند.

امکانات کلی دستگاه فکس که هنگام خرید باید به آن ها توجه کنید

لازمه شناخت یک دستگاه فکس و کار با آن ها ، شناخت ویژگی های کلی آن است. تمام دستگاه های فکس قابلیت های کلی را ارائه می دهند. کسب اطلاع در مورد نوع کاربری و تاثیر دستگاه های فکس بر روی این دستگاه ها به کاربر کمک می کند تا علاوه بر انتخاب کالا بتوانند کار با دستگاه فکس را بیاموزد.

سایز و نوع کاغذ ورودی

اولین و اصلی ترین موضوع در مورد یک دستگاه فکس، سایز کاغذ است. هر کدام از دستگاه های فکس از نظر سایز و نوع کاغذ به چند دسته تقسیم می شوند. کاغذ رولی ، کاغذ A4 و کاغذ با ابعاد مختلف که انتخاب کاغذ مورد نظر بر روی انتخاب دستگاه فکس مورد نظر و مناسب بسیار تاثیر گذار است. هر کدام از انواع دستگاه های فکس براساس سایز کاغذی که پشتبیانی می کنند، متفاوت هستند.

کاغذ رولی: دستگاه هایی که از این کاغذ استفاده می کنند. تنها امکان چاپ اطلاعات وی کاغذهایی که در رول دارند را پشتیبانی می کنند.

کاغذ A4 : قادر به چاپ بر روی کاغذ های A4 می باشد. کاغذ A4 بر روی جایگاه کاغذ ها قرار می گیرد.

کاغذ با ابعاد مختلف: دستگاه های فکس که می توانند از این در ابعاد مختلفی بر روی کاغذ چاپ کنند را معمولا این دستگاه ها می توانند اطلاعات را بر روی کاغذ A4 و ابعاد کوچکتر از آن چاپ کنند.

قابلیت کپی کردن

عمل کپی در واقع با استفاده از اسکن اطلاعات انجام می شود. کاغذ بر روی قسمت اسکن قرار می گیرد و سپس با دریافت اطلاعاتی که بر روی کاغذ قرار گرفته است می توانند همان اطلاعات را بر روی یک کاغذ دیگر چاپ کند که به این عمل "کپی" گفته می شود. دستگاه های فکس به دلیل اینکه از قابلیت اسکن پشتیبانی می کنند می توانند از قابلیت "کپی" نیز بهره مند شوند. قابلیت کپی توسط دستگاه فکس به صورت سیاه و سفید انجام می شود. با توجه به اینکه دستگاه مورد نظر در دسته دستگاه های فکس کاربنی ، حرارتی یا فکس لیزری قرار دارند، کیفیت های متفاوتی را ارائه می دهند.

قابلیت اسکنر

عمل اسکنر توسط دستگاه های فکس به صورت مجزا انجام می شود. این در حالیست که فکس به سیستم کامپیوتر متصل باشد. اسکن اطلاعات با توجه به مدل دستگاه فکس به صورت رنگی و سیاه و سفید است.

قابلیت پرینتر

قابلیت پرینتر مانند قابلیت اسکن در صورت اتصال دستگاه به سیستم کامپیوتری ارائه می شود.

قابلیت اتصال به کامپیوتر

تمام دستگاه های فکس از نظر سخت افزاری و نرم افزاری این قابلیت را پشتیبانی می کنند که به یک سیستم کامپیوتری متصل شوند. اتصال به سیستم کامپیوتری جهت بهره مندی از دیگر قابلیت های یک دستگاه فکس ضروری است.

قابلیت اتصال با تاخیر

تمام دستگاه های فکس شامل حافظه هستند که می توانند از این طریق TASK ها را اولویت بندی کنند. در مواقع انجام فکس ، پرینت و کپی با تاخیر انجام می شود. در صورتی که دستگاه به تعداد مورد نیاز کاغذ نداشته باشد یا امکان اتصال به دستگاه مقصد وجود نداشته باشد و یا کاربر با تنظیم زمان، ارسال فکس را به تاخیر بیاندازد، تمام TASK ها در حافظه دستگاه قرار می گیرد و براساس اولویت در زمان مناسب انجام می شود.

مقاله پیشنهادی: مشخصات فنی مهم دوربین مدار بسته که پیش از خرید باید بدانید!

قابلیت پیام گیر

دستگاه فکس مانند دستگاه های تلفن از قابلیت پیغامگیر پشتیبانی می کنند. با استفاده از منشی تلفن که می تواند به صورت پیش فرض باشد یا توسط کاربر ضبط شده باشد امکان ارسال پیغام وجود دارد. کاربر مبدا می تواند پیام خود را وارد کند و یا فکس را ارسال کند. دریافت فکس در این حالت در صورتی امکان پذیر است که AUTO FAX دستگاه فعال باشد. در صورت غیر فعال بودن AUTO FAX دستگاه ، فکس های ارسالی در صف قرار می گیرند و پس از روشن شدن AUTO FAX اطلاعات و اسناد توسط دستگاه مقصد دریافت می شود.

قابلیت مسدود کردن دریافت

در مواقعی لازم است تا امکان دریافت هر گونه فکس مسدود شود. در این حالت دستگاه های مبدا نمی توانند اسناد و اطلاعات خود را در صف دریافت فکس مقصد قرار دهند. مانند دستگاه های تلفن که امکان مسدود کردن شماره تلفن ها و اعمال عدم برقراری ارتباط را پشتیبانی می کنند، فکس هم می تواند با اعمال مسدود کردن دریافت فکس، امکان برقراری ارتباط جهت ارسال فکس را برای دستگاه ها مبدا را غیر ممکن کند.

قابلیت ارسال سربرگ

برای شخصی سازی اسناد امکان تعریف لگو برای دستگاه فکس وجود دارد تا هر گونه اطلاعات و اسنادی که ارسال می شود، سربرگ داشته باشد.

بیشتر بخوانید: کاربرد کالر آیدی تلفن ثابت 

گوشی تلفن

دستگاه های فکس به دو دسته تقسیم می شوند. برخی از دستگاه ها امکان برقراری تماس تلفنی و مکالمه را پشتیبانی می کنند اما برخی این قابلیت را ارائه نمی دهند. راهنمای خرید دستگاه فکس به کاربر این امکان را می دهد تا در صورتی که نیاز به گوشی تلفن و برقراری ارتباط تلفنی به صورت مجزا را دارند، دستگاه هایی را انتخاب کنند که از این قابلیت پشتیبانی می کند. به بیان دیگر در این مواقع دستگاه فکس مانند دستگاه تلفن عمل می کند.

دفترچه تلفن

همانطور که می دانید سهولت برقراری ارتباط با شماره فکس یا شماره تلفن های پرتکرار از جمله مهمترین ویژگی های این محصول به شمار می آید که کاربر می تواند شماره تلفن و شماره مخاطب را در حافظه فکس ذخیره کنند. با توجه به مدل دستگاه فکس، ظرفیت ذخیره سازی دستگاه متفاوت است.

حافظه دریافت

حافظه ای که در دستگاه فکس قرار دارد می تواند فکس های دریافتی را در صف انتظار قرار دهد و زمان مناسب با توجه به نیاز کاربر، اسناد و اطلاعات را چاپ کند.

سرعت در فکس

در میان انواع دستگاه های فکس، سرعت فکس های لیزری به نسبت دیگر انواع فکس ها بالاتر است.

بیشتر بخوانید: کاربرد ترانکینگ چیست؟