در محیط های کاری یا در یک تیم کوچک که همکاری و شرکت در کار گروهی حرف اول را می زند؛ نیاز به ابزار ها و امکاناتی برای برقراری ارتباط می باشد. یکی از این ابزار ها که مخصوص ارتباط از راه دور می باشد؛ دستگاه تلفن است. ابزاری که در عین سادگی کار مهمی را انجام می دهد. هماهنگی بخش مهمی از کار گروهی می باشد و بدون ارتباط صحیح این مهم انجام پذیر نخواهد بود.
مدیریت تماس های تلفنی در دستگاه سانترال به چه صورت است؟
در هر شرکت تجاری صرف نظر از اینکه تعداد کارکنان آن ها سه نفر یا هزار نفر باشد؛ برای سهولت در برقراری ارتباط بین افراد، به سانترال که به آن مرکز تلفن هم می گویند؛ نیاز دارد. مدیریت تماس های تلفنی با دستگاه سانترال از این جهت کاربردی است که با توجه به مکانیزم فعالیت دستگاه آن، سبب ارتباط بین چند خط تلفنی می شود. به این صورت افراد می توانند به آسانی با یکدیگر در ارتباط باشند. به همین جهت سانترال به عنوان یکی از اولین راه ها برای ایجاد یک ارتباط خوب و موثر در هر شرکتی با هر نوع فعالیت تجاری یا اداری و غیره قابل استفاده است.
نحوه مدیریت تماس های تلفنی با دستگاه سانترال
تا کنون به فواید و لزوم دستگاه سانترال در نحوه ارتباط اعضای یک گروه یا جمعی از همکاران اشاره کردیم. اما مدیریت تماس های تلفنی با دستگاه سانترال چگونه انجام می شود؟ در ادامه به توضیح آن می پردازیم. یکی دیگر از الزامات یک برند تجاری برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان خود، ارتباط مستمر و مفید می باشد. راه اندازی یک مرکز تماس که مرکزیت اصلی آن یک دستگاه سانترال می باشد؛ از جمله روش های سودمند و رایج است.
این دستگاه به عنوان یک ورودی، خط های شهری متعدد را دریافت می کند. طبق یک سیستم منظم و یکپارچه آن را به خطوط داخلی متعدد وصل می کند و سبب ایجاد یک شبکه ارتباطی سودمند برای شرکت ها، اداره ها و مراکز مهم خصوصی و دولتی می شود.
کاربرد مدیریت تماس های تلفنی با دستگاه سانترال
این دستگاه به عنوان یک برقرار کننده ارتباط بین مشتریان، کارکنان و همچنین بین کارکنان با یکدیگر دارای مزایا و کارکرد های فراوانی است که در ادامه به تعدادی از مهم ترین های آن اشاره می کنیم. این دستگاه علاوه بر ارتباط آسان بین مشتریان و اپراتور ها، به علت قابلیت ضبط تماس ها امکان پیگیری تمامی تماس ها را فراهم می کند که سبب کنترل و نظارت بهتر بر آن ها می شود. همچنین هزینه تماس ها را پایین می آورد و قابلیت انتظار چند فرد در خط را دارد. به همین جهت امکان پاسخگویی به تمامی تماس های دریافتی وجود دارد که سبب جواب دادن سریع به مشتریان و افزایش راندمان می شود.